KPI Cosa sono: definizione e significato

I KPI (Key Performance Indicators) sono indicatori molto importanti per poter monitorare le principali prestazioni di un’azienda.

Forniscono all’imprenditore (o, più in generale, al decision maker) tutte le informazioni di cui ha bisogno per poter assumere i correttivi utili per poter migliorare l’efficacia e l’efficienza delle proprie azioni.

Aiuta inoltre a comprendere quali business sviluppare e quali abbandonar

In questo approfondimento ho voluto concentrare l’attenzione sui principali indici di performance aziendale, condividendo alcune informazioni di base su cosa sono i Key Performance Indicators e su come puoi utilizzarli con profitto nelle tue attività gestionali.

Scopriamoli insieme!

KPI cosa sono?

Quando si parla di KPI, le ricerche più comuni e diffuse su Google sono quelle di “KPI significato” o “KPI cos’è”. Dunque, non possiamo che iniziare con il domandarci:

• Che cosa sono i KPI?
• Come funzionano questi indicatori di performance?

Come ho già avuto modo di introdurre, i KPI sono indicatori di prestazione, che il manager può usare per poter monitorare le prestazioni di un’azienda, di un’attività o di un processo.

Possiamo dunque concordare che i KPI sono dei parametri fondamentali per poter valutare correttamente l’evoluzione del proprio business, in termini quantitativi e qualitativi, di costo o di risultato, di servizio o di tempo. Dei veri e propri indici di “bontà” del lavoro svolto dalla propria attività che, proprio per la loro natura, devono essere misurabili e integrati nel tempo.

In estrema sintesi, ritengo fondamentale iniziare questo approfondimento condividendo con te che gli indicatori che misurano le perfomance della tua azienda siano quantificabili.

Caratteristiche delle KPI

Possano pertanto essere espressione numerica di una progressione, permettendoti così di comprendere in modo specifico e puntuale che risultati stai ottenendo, e quanto si stanno discostando rispetto agli obiettivi.

È inoltre fondamentale, al fine di ottenere il massimo da questi indicatori, che i KPI siano legati a scadenze temporali, e che siano rilevabili in maniera costante o, per lo meno, a scadenze predeterminate e fissate con discreta frequenza.

Per esempio, un KPI potrebbe riferirsi alla necessità di produrre x unità di un determinato bene nella tua organizzazione entro la fine del mese, o di vendere x prodotti attraverso i canali online entro il trimestre.

Di contro, NON costituisce certamente un KPI il semplice desiderio di “diventare il leader nel tuo settore”, o di “rendere il prodotto più attraente”.

In entrambi i casi si tratta di obiettivi generici, non misurabili e non scadenzati nel tempo.

Come scegliere i KPI per la tua azienda

Ora che hai qualche informazione in più su cosa siano i KPI e quali caratteristiche debbano avere per poter sprigionare tutta la loro utilità nella tua organizzazione, è bene compiere un passo in avanti e cercare di capire quali KPI dovresti tenere sotto controllo.

Evidentemente, come ho già avuto modo di accennare non troppe righe fa, i KPI sono essenzialmente legati agli obiettivi della tua azienda. Come tali, dovrebbero essere attentamente scelti e personalizzati!

In altre parole, non esistono KPI che possano identicamente adattarsi a qualsiasi tipo di business, perché ogni impresa richiederà una specifica combinazione di KPI, tale da soddisfare al meglio le esigenze di monitoraggio (e di azione) dell’imprenditore.

Ribadendo dunque che “aziende diverse avranno necessità di KPI diversi”, possiamo compiere un passo in avanti nel cercare di comprendere che cosa devi assolutamente fare per poter individuare in autonomia i tuoi KPI più importanti.

Definire gli obiettivi

In tale scenario, il primo step che ti consiglio di fare è sicuramente quello di partire dalla definizione dei tuoi obiettivi di business.

Se hai una minima esperienza nella gestione delle attività professionali o imprenditoriali, è probabile che tu abbia già stabilito i tuoi obiettivi all’interno del business plan e che, dunque, tu li abbia già a disposizione.

Se invece non lo hai ancora fatto, o ritieni opportuno tornare su questo argomento, ti consiglio vivamente di impiegare tutto il tempo necessario per agire subito in questa direzione.

Valutare KPI di riferimento

È evidente che non puoi stabilire quali siano i KPI di tuo riferimento se non sai ancora quale sia la tua meta, e quali risultati intendi perseguire: una volta stabiliti in modo chiaro quali siano i tuoi obiettivi di business, la scelta dei KPI verrà di conseguenza.

Ricorda altresì che ogni KPI deve essere caratterizzato da una serie di caratteristiche di base, che permettono di elevare un indicatore di performance a questo status.

Per esempio, oltre ad essere misurabile e inserito in un calendario temporale (ne ho parlato qualche riga fa), ritengo essenziale che il KPI sia quanto meno “rilevante” per il tuo business.

È intuibile che non ha alcun senso impiegare energie e tempo per poter monitorare un KPI aziendale che non è in grado di incidere sull’obiettivo di business di riferimento.

Inoltre, il KPI deve essere in grado di produrre informazioni utili per le azioni conseguenti. Non ha alcuna effettiva utilità monitorare un KPI che non agevoli il possesso di nuove informazioni di valore, con le quali porre in essere azioni per raggiungere i tuoi obiettivi.

Infine, credo che un buon KPI debba essere compatibile con le tue necessità di azione e reazione. Diventa insomma uno spreco di tempo calcolare un KPI estremamente complesso, che richieda magari molti giorni per poter essere conteggiato con precisione, se in realtà la tua organizzazione ha bisogno di risposte immediate. Cerca pertanto di trovare KPI sufficientemente funzionali!

KPI SMART

A questo punto possiamo richiamare alla mente un acronimo estremamente usato (e abusato!) in ottica aziendale in riferimento alla caratterizzazione di obiettivi e KPI. Ovvero, possiamo qui riassumere come i tuoi KPI debbano essere SMART, nei termini in cui ciascuno degli indicatori sia specific, measurable, attainable, relevant e time-bound. In parole più semplici, i KPI devono essere specifici, misurabili, realistici, rilevanti e orientati nel tempo.

Per comprendere se hai scelto un KPI valido potresti pertanto domandarti se il tuo indicatore riveste o meno tutti i requisiti di cui sopra. Se uno o più caratteri sono mancanti, probabilmente il KPI non è sufficientemente in grado di svolgere la propria funzione.

Esempi di KPI che puoi introdurre nella tua azienda

Ritengo fondamentale che tu sia in grado di arrivare all’individuazione dei “tuoi” KPI in autonomia, considerato che ogni organizzazione richiederà dei KPI diversi.

Tuttavia, è anche vero che ci sono dei KPI ricorrenti, che possono essere trovati nella generalità delle aziende, e sui quali voglio soffermarmi brevemente.

Per esempio, in un’ottica tendenzialmente commerciale è possibile individuare in qualità di KPI l’incremento delle vendite rispetto al periodo precedente. Un KPI che potrebbe valer la pena prendere in considerazione è pertanto:

Voglio incrementare le vendite del 10% rispetto all’anno scorso

In questo caso ci troviamo davanti a un KPI che ben rispetta i requisiti sopra anticipati, considerato che è:

1. specifico: è attinente ai risultati commerciali e può ben riferirsi alla necessità di stimolare adeguatamente il team vendite (e non solo);
2. misurabile: sarà sufficiente riferirsi al fatturato – facilmente monitorabile giorno per giorno – per poter comprendere come si sta evolvendo il KPI;
3. realistico: sulla base dell’attuale capacità produttiva, forza lavoro, investimenti nel marketing & co., l’imprenditore ritiene che si possa effettivamente raggiungere un + 10% nel valore della produzione;
4. rilevante: il manager responsabile ritiene che dall’incremento del fatturato potranno dipendere maggiori margini e il consolidamento della sostenibilità della propria iniziativa imprenditoriale;
5. misurabile nel tempo: l’andamento del fatturato può essere rilevato giorno per giorno, settimana per settimana o mese per mese, a seconda delle esigenze dell’azienda.

È evidente che quello dell’aumento del fatturato è solo uno dei tanti KPI che l’imprenditore potrebbe scegliere di adottare all’interno della sua azienda. Questo fattore può comunque integrarsi con i restanti KPI a disposizione.

Per esempio, un’azienda che sta attraversando la sua prima fase di crescita sul mercato, e ha desiderio di espandere la propria quota rapidamente, potrebbe avere come KPI prioritario la crescita del numero di clienti nei prossimi tre o sei mesi.

Oppure, un’azienda che desidera verificare come si stanno evolvendo le proprie politiche di marketing online, potrebbe utilizzare come KPI il tasso di conversione dei visitatori del proprio sito web.

Conclusioni

A questo punto dovresti aver ottenuto sufficienti informazioni per poter comprendere come poter integrare la misurazione degli indicatori di performance all’interno della tua azienda.

Ricorda, in conclusione, che il successo della tua azienda è dipendente da diverse determinanti, e che per poterti assicurare il raggiungimento del tuo target è fondamentale monitorare in maniera attenta quali siano le attività più importanti.

In questo modo, ti renderai conto di cosa funziona, e di cosa invece non funziona e necessita di un correttivo.

Ebbene, in questo ambito i KPI sono proprio uno strumento di fondamentale orientamento, che ti permetterà di avere tra le mani una mappa fondamentale per poter raggiungere i tuoi obiettivi senza perdere troppo tempo, energie, soldi.

Ti suggerisco dunque di passare dalla teoria alla pratica!

Prova a comprendere quali potrebbero essere gli indicatori di performance che sarebbe più opportuno introdurre nella tua organizzazione, e cerca di comprendere come puoi monitorarli puntualmente e in maniera funzionale.

Se poi hai bisogno di saperne di più, e ti va di condividere qualche riflessione, contattami!