Creare una firma professionale per le tue email

Firma digitale professionale

Creare una firma professionale per le tue email.

Non sai quanto sia importante creare una firma email professionale! Averne una, per le proprie email, che sia tecnicamente ben fatta è una delle regole fondamentali per presentarsi ai propri contatti o ai propri clienti in modo professionale.

firma email

In fin dei conti dobbiamo sottolineare che creare una firma html è un biglietto da visita fondamentale, un aspetto molto importante se si desidera fare una buona prima impressione e accrescere la reputazione aziendale nei confronti dei vari stakeholders (clienti e partner).

Spesso noto email senza nessuna firma, o peggio con firme mal formattate, con dati mancanti, oppure con immagini allegate molto pesanti o una firma email html con errori di codice. Queste tipologie di firma ti danno un immagine poco professionale.

Qual è l’importanza di creare firme mail? Quali sono i risvolti giuridici derivanti dalla creazione di una firma digitale? Continua a leggere e scoprirai tutti i dettagli!

Email professionale: Quanto è importante?

Quanto è importante avere un’email professionale? Perché non distinguersi anche in ambiente lavorativo? Comunicare all’esterno e instaurare un flusso comunicazionale utilizzando un indirizzo email professionale è uno degli aspetti chiave per chi vuole fare la differenza, per chi vuole accrescere la propria reputazione e per chi vuole rafforzare l’immagine della propria azienda.

Molto spesso si sottovaluta l’importanza di utilizzare e di creare firme mail, non realizzando quanto sia rilevante agli occhi di un potenziale cliente ricevere delle email da un indirizzo aziendale che promuova e rafforzi il Corporate Brand.

Creare un’email professionale non ha solo un risvolto positivo sull’immagine dell’impresa e sulla percezione che il cliente può avere del brand, ma un rilevantissimo vantaggio è quello di consentire di impostare un indirizzo diverso per ciascun dipartimento o area aziendale (marketing, vendite, amministrazione, servizio clienti, etc.) e per ciascun collaboratore, in modo tale da smistare in modo automatico ai diversi uffici le comunicazioni provenienti dall’esterno.

Creare un’email professionale con il dominio del proprio sito a costi molto ridotti è molto semplice e smart. Ad esempio, per chi utilizza la Gmail, esiste la possibilità di impostare l’account in modo tale da ricevere sia le proprie email private che quelle professionali grazie a Google Suite.

Come firmare una mail: una questione di Netiquette!

Qui di seguito ti indico le regole per creare una firma html corretta da inserire nelle tue email professionali, che sia leggibile e professionale.

Le principali regole per creare una firma di posta elettronica che abbia un aspetto professionale sono:

1 ) Deve contenere tutti i dati essenziali:

  • Nome e cognome
  • Area di competenza del mittente (“Responsabile vendite”, Responsabile marketing”, “Amministratore”, ecc)
  • Nome azienda
  • URL del sito aziendale. Sito internet o siti internet
  • I dati di contatto (numeri di telefono ed e-mail)

2 ) Lunghezza della firma email

Una firma corretta non dovrebbe superare le 7 righe.

3 ) Formattazione corretta di una firma email

Utilizzare font , colori e dimensioni dei caratteri diversi spesso ha come risultato una firma eccessivamente appariscente e poco professionale. Fai attenzione che la tua firma digitale, per dare un immagine coordinata, utilizzi lo stesso font del corpo delle email e che usi colori che facciano parte della tua immagine aziendale ( es: colore del logo aziendale ).

4 ) Disclaimer nella firma email

La presenza di un disclaimer rende la tua email più professionale, oltre che dare delle regole certe a chi riceve il tuo messaggio. Consiglio però di non limitarsi ad un mero “copia ed incolla” di disclaimer di altri e sopratutto non utilizzare disclaimer eccessivamente lunghi.

Logo Linkedin

5 ) Profili social in una firma

I profili social sono oggi essenziali e se inseriti in firma possono svolgere un ruolo importante di potenziamento dell’immagine personale ed aziendale. I social consigliati per una firma di posta elettronica professionale sono: – il tuo profilo Linkedin – la pagina aziendale o personale ( NON il profilo Facebook ! ) – Il tuo Blog – la tua pagina Twitter Sono da evitare collegamenti social a profili ludici o poco inerenti all’ attività professionale. Aggiungerei un ultimo punto, seppur facoltativo, in ottica marketing

6 ) Un esempio di firma email professionale

Visto l’alto numero di email che inviamo in una giornata, a diversi destinatari, non è errato, aggiungere, a fine firma un link o un messaggio pubblicitario all’ ultimo prodotto offerto, alla pagina di acquisto del proprio libro o a qualunque altra pagina che abbia rilevanza. Per firmare bene dobbiamo però tenere presente una regola. Non bisogna essere invasivi e mantenere sempre un tono professionale. Ecco un esempio firma email che utilizzo spesso, ma senza il disclaimer:

Come vedete, oltre agli elementi identificativi, i social, i siti internet, ho inserito anche un breve messaggio pubblicitario che rimanda al mio blog. Questo semplice link mi assicura in forma automatica, diverse visite mensili. Bene, ora vediamo come creare una firma email per la tua casella di posta elettronica professionale. Esistono molti siti internet, come ad esempio WiseStamp, che offrono il servizio “chiavi in mano” a fronte di un canone mensile che varia dai 4€ ai 9€, ma preferisco suggerirvi anche un metodo totalmente gratuito. Se non siete pratici di programmazione HTML e di pagine web e volete creare firme per email gratis potrete utilizzare questo editor di firme per email messo a disposizione dal sito HUBSPOT https://www.hubspot.com/email-signature-generator Basterà poi concludere la creazione della tua firma professionale personalizzata, rispondere a delle semplici domande generiche che il sito HUBSPOT ti porrà, e copiare il risultato ottenuto nel tuo client di posta elettronica. Ti verrà anche concesso di scaricare l’ intero codice HTML generato per future modifiche. Ricordati poi di inserire il codice nelle impostazione della tua casella (Outlook, Gmail, Libero, ecc..) e verifica che la tua firma di posta elettronica si visualizzi correttamente.

Creare una firma digitale: ha valore legale ed efficacia probatoria?

Da più di dieci anni non possiamo negare che gran parte delle attività commerciali, amministrative, contrattualistiche che si svolgono sia nel contesto pubblico che nel settore privato vengono svolte telematicamente.

La produzione/trasmissione dei documenti e dei file avviene utilizzando software dedicati e la rete Internet: se questa modalità ha consentito di velocizzare i flussi comunicazionali, annichilendo ogni distanza spazio-temporale, d’altro canto ha posto non pochi dubbi e interrogativi sull’affidabilità dei documenti trasmessi e sul loro valore legale.

Nella maggior parte dei casi stiamo parlando di documenti legali, contabili, certificati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni, contratti, etc.

È facile comprendere come sia estremamente rilevante disciplinare una materia tanto complessa attraverso regole normative in grado di conferire un valore legale ed un valore probatorio ai documenti informatici trasmessi.

Per questo, il Legislatore, dinanzi alle crescenti sfide e necessità, ha prodotto una normativa ad hoc su come deve essere creata ed apposta una firma digitale ai documenti informatici trasmessi tramite casella postale.

Ricordiamo in tale sede che nel diritto dell’informatica un documento informatico è una “qualunque rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

In altre parole, possiamo considerare un documento informatico (contratto, documento bancario, etc.) un file di contenuti testuali, suoni, immagini, video, etc. giuridicamente rilevanti. Anche i software e le applicazioni possono essere considerati documenti informatici trasmissibili tramite email professionale.

Affinchè abbiano valore legale, è fondamentale che i file trasmessi tramite posta elettronica rispettino i seguenti requisiti:

  • Integrità del contenuto testuale,
  • Staticità,
  • Attestazione della data.

Ogni documento informatico trasmesso deve essere conservato, archiviato e non modificato nel tempo; inoltre, acquisisce un valore legale quando viene apposta una firma che garantisce l’identificazione dell’autore e la paternità del file trasmesso.

Ma come formare univocamente i documenti informatici che vengono trasmessi tramite posta elettronica? Il Legislatore ha introdotto la firma digitale: tutti i documenti (contratti, documenti bancari, contabili, amministrativi, etc.) che vengono sottoscritti con una firma digitale hanno la stessa efficacia della scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del Codice Civile.

Firma digitale Posta elettronica: facciamo chiarezza!

Data la recente introduzione e disciplina normativa, la firma digitale è un tipo particolare di firma elettronica, che ha precise caratteristiche.

Ma facciamo un piccolo passo indietro per comprendere meglio! Qualsiasi tipologia di firma elettronica viene definita come un insieme di dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati, utilizzati come metodo di autenticazione informatica.

Nel diritto dell’informatica possiamo distinguere tre tipi di firma elettronica, con un grado di affidabilità e di sicurezza crescente.

Firma elettronica debole

Questa tipologia di firma elettronica è costituita dall’utilizzo di username e PIN o da una smart card e assume valore giuridico ed efficacia probatoria solo in seguito alla valutazione del giudice.

Firma elettronica qualificata

Essendo garantita da un certificato qualificato e da un dispositivo che consente di creare una firma sicura per email, questa tipologia di firma elettronica assume efficacia probatoria.

Firma digitale

Questa tipologia di firma elettronica assume piena efficacia probatoria in caso di controversie e di contestazioni legali e ha valore di scrittura privata (cfr. articolo 2702 Codice civile), se viene utilizzato un kit di chiavi asimmetriche.

Per quanto concerne le esigenze di autenticazione che consentono di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico esse sono ascrivibili alle seguenti:

  • Integrità del documento, che rappresenta la garanzia che il file trasmesso non sia modificabile.
  • Autenticità del mittente, ovvero l’identificazione univoca dell’autore del file trasmesso con la firma digitale.
  • Garanzia del non ripudio: ciò consente di tutelare la paternità del file trasmesso tramite posta elettronica in modo tale che l’autore non possa disconoscerlo.

La creazione della firma digitale si basa su tre elementi inscindibili:

  • una cifratura non modificabile,
  • certificazione dell’associazione tra il soggetto sottoscrittore e la coppia di chiavi grazie ad una terza parte,
  • una tecnologia di validazione basata su un sistema crittografico di chiavi asimmetriche a coppia (pubblica e privata).

Crittografia e come creare una firma digitale

La crittografia è una pratica esistente da millenni ed è una scienza che consente di cifrare un testo così da inibirne la lettura a soggetti diversi dal mittente e dal destinatario del contenuto.

In particolare, la crittografia asimmetrica è un tipo di cifratura in cui vengono utilizzate due chiavi diverse correlate univocamente (una privata ed una pubblica).

Conoscendo una delle due chiavi non è possibile risalire all’altra: con questo sistema si cifra il documento da inviare con la chiave privata, mentre per decifrarlo viene utilizzata solo la chiave pubblica conosciuta dal destinatario.

Dato che cifrare e decifrare un file per intero sarebbe un lavoro troppo lungo, si è trovata una soluzione alternativa: cifrare un brevissimo riassunto testuale e dei dati contenuti mediante la funzione di Hash.

Ecco i passaggi da seguire per procedere all’apposizione della firma digitale su un documento o file testuale:

  1. sul pc viene applicata al documento la funzione di Hash per creare un’impronta dello stesso,
  2. l’impronta viene passata al dispositivo per la crittografia (smart card o token USB) con la chiave privata del sottoscrittore,
  3. l’impronta viene crittografata con la chiave privata del mittente,
  4. sul pc avviene la produzione del documento informatico con la firma digitale composto da: documento di partenza, certificato digitale e impronta crittografata.

Si ricorda che la marca temporale apposta durante il processo di apposizione della firma digitale aggiunge al documento firmato la data certa, permettendone l’archiviazione e la conservazione elettronica.

La chiave pubblica del sottoscrittore è l’elemento che consente a chiunque, in particolare al soggetto destinatario, di verificare l’autenticità della firma digitale.

A garanzia dell’autenticità della chiave pubblica e dell’identità delle parti, viene associato al documento firmato un certificato digitale garantito e sottoscritto da una terza parte fidata.

( Aggiornamento 22 Luglio 2019 )

Max Valle

Max Valle

Doltre 20 anni, erogo consulenze per aziende che vogliono sviluppare il proprio business ed aumentare i clienti su internet, in modo serio e produttivo, utilizzando le ultime tecnologie e nel pieno rispetto delle normative vigenti.

Contattami per una prima consulenza gratuitaoppure chiama il mio NUMERO VERDE 800 180 440 per fissare un appuntamento.

Commenta

Max Valle

Doltre 20 anni, erogo consulenze per aziende che vogliono sviluppare il proprio business ed aumentare i clienti su internet, in modo serio e produttivo, utilizzando le ultime tecnologie e nel pieno rispetto delle normative vigenti. Contattami per una prima consulenza gratuitaoppure chiama il mio NUMERO VERDE 800 180 440 per fissare un appuntamento.

Articoli Recenti

Seguimi

Torna su