Come utilizzare la regola delle 5 W per pianificare una campagna di email marketing di successo

Inviare un’email è diventato molto semplice, ma non tutti sono in grado di utilizzare l’email come strumento strategico di marketing online. Molte aziende, difatti, non hanno una strategia definita, rischiando di conseguenza di non ottenere i risultati sperati.

Una buona azione di comunicazione attraverso l’email deve essere il risultato di una pianificazione cosciente e intelligente, oltre di una corretta esecuzione, dal momento che è da questi aspetti che dipenderà il successo e il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti.

Pianificare vuol dire applicare le 5 W

E’ necessario, prima di ogni invio email ai nostri clienti o agli iscritti della nostra newsletter, analizzare e definire attentamente il prodotto o servizio che andremo a proporre, ragionando sul messaggio da inviare e sull’orario di invio della comunicazione stessa.

Scelte come la definizione di un template, l’organizzazione delle liste dei destinatari e la scelta del provider di posta elettronica sono alla base di ogni pianificazione, con l’obiettivo di mettere in campo una strategia vincente.

Un modo semplice di pianificare è utilizzare le 5 W, una formula che molti professionisti scelgono per verificare che un documento sia completo e che risponda alle domande Who? (Chi?), What? (Cosa?), Where? (Dove?), When? (Quando?) e Why? (Perché?).

Perché usare l’email marketing?

Il primo passo è quello di fissare gli obiettivi che vogliamo raggiungere: per far questo è necessario definire quali sono le necessità dei nostri clienti. Molte volte difatti decidiamo di inviare un emailing massivo senza esserci chiesti se questo sia realmente il canale più adatto per l’obiettivo che ci siamo prefissati.

La prima cosa da fare è definire gli obiettivi e analizzare se con una campagna di email marketing possiamo raggiungerli, senza dimenticare di identificare in maniera chiara le variabili che ci permetteranno di capire se una campagna è stata efficace o no.

Segmentare il chi

Una volta identificati chiaramente gli obiettivi, arriva il momento di definire il pubblico di ogni campagna.

Da una parte è importante segmentare il nostro database in modo che corrisponda al nostro target: per far ciò, dobbiamo essere sicuri che i nostri contatti siano affidabili e sicuri, mentre dall’altra dobbiamo ragionare sull’identificazione del mittente, ovvero colui che invia il messaggio. Qui dobbiamo mostrarci nel modo più preciso possibile, facendo capire a tutti l’azienda da cui proveniamo.

Qual è il messaggio che sto inviando

Un altro fattore su cui bisogna lavorare in profondità è definire il messaggio che vogliamo trasmettere. Per questo sarà necessario concentrarsi sui copy, facendo in modo che il titolo attiri l’attenzione e ragionando su quali siano le immagini che più ci aiutano ad ottenere il risultato voluto.

Un vantaggio dell’email marketing è che permette una totale personalizzazione della comunicazione e, tramite l’A/B testing, riusciamo a capire l’efficacia dei vari messaggi in modo che siano più personali possibile.

Quando inviare l’email e quale software scegliere

Conoscere il momento migliore per effettuare l’invio è un’altra delle decisioni fondamentali che dovremo prendere. Lanciare una campagna un venerdì all’ora di pranzo, quando probabilmente la gran parte del nostro pubblico sta pensando già al fine settimana, è ben diverso da lanciarla il martedì mattina.

Nonostante esistano studi che stabiliscono le migliori ore e i migliori giorni per realizzare gli invii in ogni mercato, il quando deve essere stabilito in relazione ai nostri obiettivi e al nostro pubblico. E’ per questo che è di fondamentale importanza per ogni azienda avere un calendario personalizzato.

Le quattro W finora analizzate possono essere semplici o complicate da raggiungere, in relazione al software che si usa per la campagna di email marketing. Scegliere la piattaforma che si utilizzerà è quindi molto importante sotto vari punti di vista.

How – il copy definisce i come della campagna di email marketing

Una buona pianificazione deve rispondere alla domanda, How?, ovvero come canalizziamo il messaggio. Definire se si leggerà in orizzontale o verticale, assicurarsi che la quantità di link sia quella corretta, garantire la ricezione dell’email, inserire call to action, calcolare il peso dell’email o creare newsletter: queste saranno alcune tra le azioni che determineranno il successo o l’insuccesso della campagna di emailing.

Tutta la pianificazione deve inoltre includere una fase di analisi che permetta di rintracciare e correggere gli errori che si produrranno dopo il lancio del messaggio. In questa fase è importante capire quanto una pianificazione rigida, ci impedirà di adattarci alle risposte che ci daranno i nostri clienti.

Autore: Lara Sanfilippo, responsabile marketing di MDirector (gruppo Antevenio), per Max Valle.