Come si invia una mail: Funzionamento, problemi e soluzioni

L’ importanza di utilizzare piattaforme professionali per l’ invio delle tue email

Cosa è una email

La posta elettronica ( e-mail acronimo di elettronic mail ) è una delle applicazioni internet più conosciute. E’ addirittura più vecchia della stessa internet.

Nacque nel 1971 grazie a Ray Tomlinson il quale, sfruttando ARPANET ( l’ antenato dell’ attuale internet ) riuscì a scambiare dei messaggi tra diverse università.
Il sistema non era però maturo e fu sviluppato definitivamente da Jon Postel il quale riuscì a definire quello che oggi rappresenta il sistema di comunicazione che permette l’ invio e la ricezione di messaggi elettronici.

Il sistema attuale di posta elettronica funziona grazie ai seguenti elementi:

  • CLIENT o MUA ( Mail User Agent ) programmi utilizzati per accedere alla casella di posta elettronica, per scaricare messaggi e per inviarli. Tra i più famosi cito Outlook Express, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbirds, Apple Mail ecc ecc
  • DNS (Domain Name Server) semplificando, è un sistema composto da molti server che è utilizzato per la risoluzione dei nomi di dominio e dei nodi della rete in indirizzi ip. Il servizio funziona grazie ad un database distribuito su migliaia di server sparsi in tutto il mondo.
  • SERVER DI POSTA che svolgono più funzioni:
    • Ricevere la posta ed immagazzinarla all’ interno dei propri dischi
    • Smistare i messaggi arrivati alle singole caselle email. In gergo questa funzione è chiamata MTA ( Mail Transfer Agent )
    • Comunicare con altri server di posta affinchè i messaggi inviati vengano correttamente recapitati ai server di destinazione

      Per svolgere la loro funzione i SERVER DI POSTA utilizzano dei demoni ( sono così chiamati quei processi eseguiti in background cioè senza che sia stato eseguito o controllato da un utente ) e dei protocolli di comunicazione.

      I protocolli di comunicazione più diffusi sono:

      IN RICEZIONE:

      POP ( Post Office Protocol ) ha il compito di permettere, mediante autenticazione, l’ accesso da parte dei CLIENT ad un account di posta elettronica

      IMAP  ( Internet Message Access Protocol ), come il POP, permette al CLIENT di accedere alla propria casella di posta elettronica, ma a differenza del POP è in grado di permettere complesse procedure di sincronizzazione.

      IN INVIO:

      SMTP ( Simple Mail Transfer Protocol ) è il protocollo standard per la trasmissione di e-mail tramite la rete internet.

Come funziona l’invio di una mail?

Supponiamo che SERVER A ( che gestisce la casella mittente@maxvalle.it ) debba inviare al SERVER B ( che ha in gestione la casella max@itsgenius.it ) la seguente email :

da: mittente@maxvalle.ita: max@itsgenius.it
Oggetto: Messaggio di prova
Testo: Questa è una prova da Max

Il protocollo SMTO del SERVER A chiama il SERVER B e questa sarà la loro comunicazione ( * ):

SERVER B: 220 www.itsgenius.it ESMTP POSTFIX

SERVER A: HELO itsgenius.it

SERVER B: 250 Hello maxvalle.it, pleased to meet you

SERVER A: MAIL FROM: <mittente@maxvalle.it

SERVER B: 250 mittente@maxvalle.it …sender OK <—-  PORRE ATTENZIONE !

SERVER A: RCPT TO: <max@itsgenius.it>

SERVER B: 250 max@itsgenius.it … recipient OK
SERVER A: DATA

SERVER B: 354 End data with “.” on a line by itself

SERVER A: Subject: Messaggio di prova

SERVER A: From: mittente@maxvalle.it

SERVER A: To: max@itsgenius.it

SERVER A: Questa è una prova da Max
SERVER A: .

SERVER B: 250 Ok: queued as 12345
SERVER A: QUIT

SERVER B: 221 Bye

(*) l’ esempio è volutamente semplificato

Come potete vedere dall’ esempio qui sopra riportato, i due server dialogano in modo “quasi umano”, salutandosi e scambiandosi dati.

La prima fase è quella del saluto ( HELO ), subito dopo il server di destinazione ( SERVER B ) dichiara se il mittente è per lui OK ( questo è un passaggio fondamentale, poiché potrebbe rifiutare la comunicazione per svariati motivi, tra cui lo SPAM ), subito dopo verificata se l’ email di destinazione esista ( RECIPIENT OK ) il server mittente A viene autorizzato ad inviare l’ email.

Il processo termina con un OK da parte del server di destinazione ( B ) ed un ulteriore saluto ( BYE ).

I messaggi di errore con di un server SMTP

Come abbiamo potuto vedere nel paragrafo precedente, durante l’ invio di una email, tramite il protocollo SMTP il server mittente ed il server destinatario si scambiano una serie di messaggi preceduti da dei codici che identificano il messaggio stesso.

Quando un email è formalmente corretta e non ha problemi di SPAM o di server in blacklist ( ne parleremo nel prossimo paragrafo ), l’ invio va a buon fine ed il server destinatario risponde con il codice 250, che potremmo tradurre in  “tutto è andato a buon fine e la vostra email è stata consegnata”

Esistono però molte altre decine di codici di risposta.

In questo paragrafo affronteremo i tipici messaggi di errore:

  • Codice 421
    Il server di destinazione non è al momento disponibile.
    La consegna della posta non può avvenire e verrà differita ( saranno effettuati ulteriori tentativi nei successivi 5 gg dalla data di invio ).
  • Codice 422
    Casella di posta del destinatario piena
  • Codice 431
    Invio di troppi messaggi allo stesso dominio. Interpretato come SPAM.I grossi provider come Gmail ( Google ), Yahoo, alice.it ( Telecom ), libero.it ( Wind ) hanno delle regole di ricezione che non permettono di ricevere più di un certo numero di email in un ora da parte dello stesso mittente.I servizi professionali di invio email suddividono l’ intero invio in segmenti di invio più piccoli in modo da rispettare tali regole
  • Codice 450
    Indirizzo Ip mittente non affidabile. Questo errore accade perché l’ indirizzo del server mittente è considerato non affidabile. Probabilmente lo stesso sarà in blacklist.
  • Codice 451
    Errore temporaneo da overload di messaggi in entrata, oppure errore di rifiuto del filtro anti-spam del server di destinazione. Questo errore è comune quando si cerca di inviare newsletter o email di massa utilizzando i servizi gratuiti oppure poco affidabili.
  • Codice 471
    Blocco da filtro Anti-spam.La vostra email è considerata SPAM dal software Anti-spam del server di destinazione
  • Codice 501
    Indirizzo email di destinazione invalido
  • Codice 541
    Messaggio etichettato come SPAM dal server destinatario
  • Codice 551
    Il server mittente è ritenuto poco affidabile.
    Questa è una strategia che adottano molti server per bloccare le comunicazioni ritenute non affidabili. Probabilmente il vostro server SMTP è ritenuto non affidabile per precedenti invii di Spam o il vostro indirizzo ip è in black list, oppure il dominio con cui state inviando l’ email ha una bassa reputazione
  • Codice 554
    Ip del server mittente blacklistato.
    Il server destinatario respinge ogni comunicazione con voi perché l’ indirizzo ip mittente risulta essere in blacklist.

Cosa è lo Spam?

Si definisce SPAM un messaggio di posta indesiderato. Lo Spam è noto anche come posta spazzatura ( Junk Mail in inglese ). Chi invia SPAM è definito SPAMMER. 

Oggi lo SPAM rappresenta circa l’ 80% della totalità dei messaggi di posta elettronica inviati. L’ Italia è il quarto paese al Mondo per invio Spam.

Lo Spam rappresenta un costo rilevante per ogni Internet Provider per consumo di risorse e costo personale e per l’ utente che lo riceve che deve dotarsi di appositi software anti-spam.

Difese contro lo SPAM

Esistono diverse tecniche di difesa contro lo spam adottate dagli Internet Service Provider. Possiamo raggruppare tali tecniche in due distinte famiglie.

Le tecniche di BLOCCAGGIO e quelle di FILTRAGGIO.

e tecniche di bloccaggio tendono a fermare il messaggio in ingresso, prima ancora che venga consegnato al destinatario, quelle di filtraggio permettono al messaggio di entrare nel server destinatario per poi essere analizzato da appositi software.

Molti Internet Service Provider utilizzano entrambe le tecniche.

Le tecniche di bloccaggio si affidano a server denominati DNSBL ( DNS-based blackhole list ) o più semplicemente BLACKLIST.

La blacklist ( testualmente LISTA NERA ) è la lista di indirizzi ip e server considerati generatori di spam a cui di solito viene negato il recapito delle e-mail.

Esistono molte decine di blacklist che a vario titolo vengono interrogate dai server di posta elettronica affinché si possa identificare, sulla base delle esperienze pregresse, se un mittente debba o meno essere ritenuto affidabile.

Si finisce in blacklist, quando un server di destinazione ritiene che il mittente sia:

  • Un server che sta inviando SPAM
  • Un Internet service provider che supporta lo SPAM ( lo ha inviato, oppure non lo blocca, oppure non ha i filtri adatti per farlo )
  • Un Open Relay ( servizi gratuiti di invio posta )

Le tecniche di filtraggio si affidano a software ( il più utilizzato sui server di posta è SpamAssassin ) che assegnano un punteggio numerico a frasi o a modelli che si presentano nel messaggio di posta che si vuole consegnare. L’ assegnazione è positiva nel caso in cui il messaggio contiene Spam o negativa in caso contrario. Di conseguenza più il punteggio è basso più il messaggio sarà considerato affidabile.
Il filtraggio statistico è invece affidato ai cosiddetti filtri bayesiani ( software che si basano sui modelli probabilistici descritti dal teorema di Bayes ) che predicono se un messaggio possa essere considerato SPAM o meno, in base all’ esperienza dei precedenti messaggi ricevuti. 

Conclusioni: “Dimmi con chi vai e ti dirò chi sei”

E’ possibile conoscere una persona valutando le sue frequentazioni.

E’ un detto, ma può fare al caso nostro.

Ho cercato di darvi un infarinatura veloce sul funzionamento dei server di posta elettronica ed ho posto la vostra attenzione sugli errori derivanti dall’ utilizzo di servizi economici di posta in uscita ( SMTP ).

Ogni azienda o professionista cura la propria immagine, in modo che si comunichi sempre professionalità ed affidabilità.  

Purtroppo però, spessissimo si affidano le email alle infrastrutture di invio dei propri operatori telefonici, ignorandone i limiti ed i problemi a cui vanno incontro.

Immaginate cosa significherebbe, anche in termini di immagine, se le vostre email fossero considerate Spam. Sono stato spesso interpellato per problemi di questa natura da importanti aziende di rilevanza internazionale che avevano tutte le email inviate in Spam. 

Le conseguenze dirette:

  • Abbassamento di immagine aziendale
  • Lavoro bloccato 
  • Perdita economica

Per il vostro business è assolutamente imprenscindibile l’ utilizzo di servizi che garantiscano la consegna della vostra posta. Affidate la vostra posta elettronica unicamente a provider professionali che vi possano garantire il servizio.