Creare una firma professionale per le tue email

Come in qualsiasi situazione che sia lavorativa o che sia informale, anche tramite posta elettronica presentarsi in modo professionale diventa un importante biglietto da visita e la dice lunga sul fare bella figura con il destinatario della comunicazione. A tal proposito, sarà di fondamentale importanza creare una firma professionale per le tue email.

Naturalmente dovrà essere creata ad arte e, per essere perfetta, dovrà seguire anche degli accorgimenti tecnici per risultare ben fatta e, quindi, far trasparire la propria professionalità e competenza per presentarsi alla propria lista contatti. 

Firma Email

Per presentarsi nel migliore dei modi sarà necessario creare una firma html ad hoc anche, e soprattutto, nel caso in cui si tratti di una mail aziendale, in cui la professionalità è d’obbligo anche per accrescere la reputazione, la credibilità, l’autorevolezza, l’affidabilità e la fiducia che i vari steckholders (clienti e partner) nutrono nei confronti del marchio.

Capita spesso di trovarsi di fronte ad email senza nessuna firma, o peggio con firme mal formattate, con dati mancanti, oppure con immagini allegate molto pesanti o, ancora, una firma email html con errori di codice.

Queste tipologie di firma contribuiscono a restituire al cliente un’immagine certamente poco professionale che, purtroppo, comprometterebbe anche eventuali successi. 

Qual è l’importanza di creare firme mail che siano il più possibile professionali? Quali potrebbero essere i risvolti giuridici derivanti dalla creazione di una firma digitale? Continua a leggere per scoprire tutti i dettagli!

Email professionale: Quanto è importante?

Quanto è importante avere un’email professionale? Perché non distinguersi anche in ambiente lavorativo? Comunicare all’esterno e instaurare un flusso comunicazionale utilizzando un indirizzo email professionale è uno degli aspetti chiave per chi vuole fare la differenza, per chi vuole accrescere la propria reputazione e per chi vuole rafforzare l’immagine della propria azienda.

Molto spesso si sottovaluta l’importanza di creare ed utilizzare firme mail, non comprendere  quanto sia rilevante agli occhi di un potenziale cliente ricevere posta elettronica da un indirizzo aziendale che promuova e rafforzi il Corporate Brand.

Creare un’email professionale non ha solo un risvolto positivo sull’immagine dell’impresa e sulla percezione che il cliente può avere del brand, ma un rilevantissimo vantaggio è quello di consentire di impostare un indirizzo diverso per ciascun dipartimento o area aziendale (marketing, vendite, amministrazione, servizio clienti, etc.) e per ciascun collaboratore.

In questo modo, le comunicazioni provenienti dall’esterno verrebbero non solo smistate  in modo automatico ai diversi uffici ma contribuirebbero e rendere il lavoro aziendale molto più ordinato e scorrevole in ogni settore e per ogni collaboratore, ognuno per lo svolgimento della propria attività e nel merito delle proprie competenze.

Creare un’email professionale con il dominio del proprio sito ed anche a costi molto ridotti è un’operazione molto semplice e smart. Ad esempio, per chi utilizza Gmail, esiste la possibilità di impostare l’account in modo tale da ricevere sia le proprie email private sia quelle professionali, grazie a Google Suite.

Come firmare una mail: una questione di Netiquette!

Ma in che modo si può creare una firma html corretta che dia la sensazione di essere altamente professionale? È molto più facile a farsi che a dirsi e, qui di seguito, verranno indicate le regole d’oro per crearne una perfetta da inserire nelle tue email per fare un’ottima figura con qualsiasi cliente e, anche – perché no! – con gli amici.  

Le principali regole per creare una firma di posta elettronica che sia considerata professionale sono:

Deve contenere tutti i dati essenziali:

• Nome e cognome
• Area di competenza del mittente (“Responsabile vendite”, Responsabile marketing”, “Amministratore”, ecc)
• Nome azienda
• URL del sito aziendale. Sito internet o siti internet
• I recapiti telefonici e mail  

Lunghezza della firma email

Uno degli elementi fondamentali per realizzare una firma html perfetta è il rispetto di un determinato numero di righe. Infatti, sono previste nel numero massimo di sette, oltre le quali è considerato inopportuno arrivare per garantire la percezione immediata della professionalità. 

Formattazione corretta di una firma email

Per firmare le proprie mail nulla deve essere lasciato al caso ed, infatti, sarà necessario dare una certa uniformità al corpo del testo ed alla propria firma ed utilizzare gli stessi caratteri e lo stesso font, oltre che è sempre consigliabile il ricorso a colori che richiamino il logo aziendale o comunque il brand del quale in quel momento si è rappresentanti.

Contrariamente, l’utilizzo di font, colori e dimensioni dei caratteri diversi spesso ha come risultato una firma eccessivamente appariscente e poco professionale.

Disclaimer nella firma email

Con il termine “Disclaimer” si intendono le cosiddette “avvertenze” legali, ovvero – nello specifico – quelle che vengono ancor più comunemente conosciute come “condizioni d’uso”.

La loro funzione è quella di indicare le regole generali e le norme vigenti in merito a ciò che riguarda il proprio lavoro. Inserire nella firma mail un disclaimer significa rendere nota la volontà di spiegare ai destinatari delle comunicazioni inviate a mezzo mail, la normativa vigente in materia.

Premettendo che tali condizioni d’uso sono sempre modificabili ed eventualmente modellabili in base alle situazioni, il disclaimer rende l’email più professionale, oltre al fatto che dà  delle regole certe a chi riceve il  messaggio. Il consiglio è quello di  non limitarsi ad un mero “copia ed incolla” di “condizioni d’uso” rilevate da altre pagine  e sopratutto di non utilizzare disclaimer che risultino eccessivamente lunghi e che sarebbero pesanti da leggere.

Questo è un esempio di disclaimer che utilizzo nelle mie firme:

Nota – D.lgs 196/2003 Testo Unico Privacy e Regolamento GDPR 679/2016:

Le informazioni contenute nella presente e-mail ed in ogni eventuale file allegato sono riservate e comunque destinate esclusivamente alla persona o ente sopra indicati. La sua riservatezza è tutelata ai sensi dell’ art. 616 c.p. e dlgs. 196/03. Non è dunque consentita la sua diffusione, se non espressamente autorizzata, a persona diversa dal suddetto destinatario. Se doveste ricevere questa e- mail per errore, Vi preghiamo di eliminarla dai Vostri archivi informatici e di darne gentile comunicazione al mittente. Dati gli attuali standard di sicurezza in Internet non ci è possibile garantire la totale integrità del messaggio inviato.

Profili social in una firma

Stratagemma al quale ricorrere per rendere ulteriormente professionale la firma per la posta elettronica è l’inserimento dei propri profili social che sono oggi essenziali – se inseriti in firma – possono svolgere un ruolo importante di potenziamento dell’immagine personale ed aziendale.

Ma a quali social fare riferimento? Chiaramente, le piattaforme non sono di certo tutte uguali e nel caso della firma professionale per la posta elettronica, ciò che è consigliato è il ricorso al profilo Linkedin, la pagina aziendale o personale.

Sono invece da evitare – senza mezzi termini – le pagine che rimandano a blog o comunque a collegamenti social a profili ludici o poco inerenti all’ attività professionale. 

Un esempio di firma email professionale

Visto l’alto numero di email che inviamo in una giornata, a diversi destinatari, non è errato, aggiungere, a fine firma un link o un messaggio pubblicitario che rimandi all’ ultimo prodotto offerto, alla pagina di acquisto del proprio libro o a qualunque altra pagina che abbia rilevanza è che assicuri un bel po’ di click. 

Per firmare bene dobbiamo però tenere presente una regola: non bisogna essere invasivi e mantenere sempre un tono professionale. 

Bene, ora vediamo come creare una firma email per la tua casella di posta elettronica professionale. Esistono molti siti internet, come ad esempio WiseStamp, che offrono il servizio “chiavi in mano” a fronte di un canone mensile che varia dai 4€ ai 9€, ma esistono anche metodi totalmente gratuiti.

Se non siete pratici di programmazione HTML e di pagine web e volete creare firme per email gratis potrete utilizzare questo editor di firme per email messo a disposizione dal sito HUBSPOT.

Basterà poi concludere la creazione della tua firma professionale personalizzata, rispondere a delle semplici domande generiche che il sito HUBSPOT ti porrà, e copiare il risultato ottenuto nel tuo client di posta elettronica.

Ti verrà anche concesso di scaricare l’intero codice HTML generato per future modifiche. Ricordati poi di inserire il codice nelle impostazioni della tua casella di posta elettronica (Outlook, Gmail, Libero, ecc.) e verifica che la tua firma di posta elettronica si visualizzi correttamente.

Creare una firma digitale: ha valore legale ed efficacia probatoria?

Ormai da un decennio quasi tutte le attività commerciali, amministrative, contrattualistiche che si svolgono sia nel contesto pubblico sia nel settore privato vengono svolte telematicamente.

Chiaramente, da un lato questo aspetto viene considerato nella sua eccezionale positività in quanto implica l’opportunità di avviare una produzione/trasmissione dei documenti e dei file in tempi da record ed utilizzando software dedicati e la rete Internet.

Se questa modalità ha consentito di velocizzare i flussi comunicazionali, ed ha annullato ogni distanza spazio-temporale, è altrettanto vero che, dall’altro lato ha posto non pochi dubbi e interrogativi sull’affidabilità dei documenti trasmessi mediante internet e sul loro valore legale.

Nella maggior parte dei casi stiamo parlando di documenti legali, contabili, certificati prodotti dalle Pubbliche Amministrazioni, contratti, etc.

È facile comprendere come sia estremamente rilevante disciplinare una materia tanto complessa attraverso regole normative in grado di conferire un valore legale ed un valore probatorio ai documenti informatici inoltrati.

Per questo, il Legislatore, dinanzi alle crescenti sfide e necessità, ha prodotto una normativa ad hoc nel tentativo di disciplinare le modalità secondo le quali creare una apposita firma digitale ai documenti informatici trasmessi tramite casella postale.

Ricordiamo in tale sede che nel diritto dell’informatica, un documento informatico è una “qualunque rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

In altre parole, possiamo considerare un documento informatico (contratto, documento bancario, etc.) come un file di contenuti testuali, suoni, immagini, video, etc. considerati giuridicamente rilevanti. Anche i software e le applicazioni possono essere considerati documenti informatici trasmissibili tramite email professionale.

Affinchè abbiano valore legale, è fondamentale che i file trasmessi tramite posta elettronica rispettino i seguenti requisiti:

• Integrità del contenuto testuale,
• Staticità,
• Attestazione della data.

Ogni documento informatico trasmesso deve essere conservato, archiviato e non modificato nel tempo; inoltre, acquisisce un valore legale quando viene apposta una firma che garantisce l’identificazione dell’autore e la paternità del file trasmesso.

Ma come formare univocamente i documenti informatici che vengono trasmessi tramite posta elettronica? Il Legislatore ha introdotto la firma digitale: tutti i documenti (contratti, documenti bancari, contabili, amministrativi, etc.) che vengono sottoscritti con una firma digitale hanno la stessa efficacia della scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del Codice Civile.

Firma digitale Posta elettronica: facciamo chiarezza!

Data la recente introduzione e disciplina normativa, la firma digitale è un tipo particolare di firma elettronica, che ha precise caratteristiche che meriterebbero di essere indagate ed analizzate per permettere a qualsiasi utente di determinarsi in merito, in modo del tutto consapevole.

Ma facciamo un piccolo passo indietro per comprendere meglio! Qualsiasi tipologia di firma elettronica viene definita come un insieme di dati in forma per l’appunto elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati, utilizzati come metodo di autenticazione informatica.

Nel diritto dell’informatica possiamo distinguere tre tipi di firma elettronica, con un grado di affidabilità e di sicurezza diverso e crescente.

Firma elettronica debole

Questa tipologia di firma elettronica è costituita dall’utilizzo di username e PIN o da una smart card e assume valore giuridico ed efficacia probatoria solo in seguito alla valutazione del giudice.

Firma elettronica qualificata

Essendo garantita da un certificato qualificato e da un dispositivo che consente di creare una firma sicura per email, questa tipologia di firma elettronica assume efficacia probatoria.

Firma digitale

Questa tipologia di firma elettronica assume piena efficacia probatoria in caso di eventuali controversie e di contestazioni legali e ha valore di scrittura privata (cfr. articolo 2702 Codice civile), se viene utilizzato un kit di chiavi asimmetriche.

Per quanto concerne le esigenze di autenticazione che consentono di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico esse sono ascrivibili alle seguenti:

• Integrità del documento, che rappresenta la garanzia che il file trasmesso non sia modificabile.
• Autenticità del mittente, ovvero l’identificazione univoca dell’autore del file trasmesso con la firma digitale.
• Garanzia del non ripudio: ciò consente di tutelare la paternità del file trasmesso tramite posta elettronica in modo tale che l’autore non possa disconoscerlo.

La creazione della firma digitale si basa su tre elementi inscindibili:

• una cifratura non modificabile,
• certificazione dell’associazione tra il soggetto sottoscrittore e la coppia di chiavi grazie ad una terza parte,
• una tecnologia di validazione basata su un sistema crittografico di chiavi asimmetriche a coppia (pubblica e privata).

Crittografia e come creare una firma digitale

La crittografia è una pratica esistente da millenni ed è una scienza che consente di cifrare un testo così da inibirne la lettura a soggetti diversi dal mittente e dal destinatario del contenuto.

Non a caso, parlare di crittografia impone anche il collegamento al fatto che essa possa essere considerata, ancora più nello specifico, uno strumento per contrastare in modo netto il cybercrime. Per meglio comprendere la crittografia sarà bene partire dalla sua etimologia. 

Formata dalle parole Kryptós che assume il significato di “nascosto” e da “Graphìa” ovvero “scrittura, si tratta di uno strumento creato appositamente per permettere di leggere determinati messaggi – altrimenti illeggibili – solo ed esclusivamente a chi è a conoscenza dell’apposito linguaggio di decodifica.

In particolare, la crittografia asimmetrica è un tipo di cifratura in cui vengono utilizzate due chiavi diverse correlate univocamente e delle quali una è privata ed una pubblica.

Conoscendo una delle due chiavi non è possibile risalire all’altra: con questo sistema si cifra il documento da inviare con la chiave privata, mentre per decifrarlo viene utilizzata solo la chiave pubblica conosciuta dal destinatario.

Dato che cifrare e decifrare un file per intero sarebbe un lavoro troppo lungo, si è trovata una soluzione alternativa: cifrare un brevissimo riassunto testuale e dei dati contenuti mediante la funzione di Hash.

Ecco i passaggi da seguire per procedere all’apposizione della firma digitale su un documento o file testuale:

1. sul pc viene applicata al documento la funzione di Hash per creare un’impronta dello stesso,
2. l’impronta viene passata al dispositivo per la crittografia (smart card o token USB) con la chiave privata del sottoscrittore,
3. l’impronta viene crittografata con la chiave privata del mittente,
4. sul pc avviene la produzione del documento informatico con la firma digitale composto da: documento di partenza, certificato digitale e impronta crittografata.

Si ricorda che la marca temporale apposta durante il processo di apposizione della firma digitale aggiunge al documento firmato la data certa, permettendone l’archiviazione e la conservazione elettronica.

La chiave pubblica del sottoscrittore è l’elemento che consente a chiunque, in particolare al soggetto destinatario, di verificare l’autenticità della firma digitale.

A garanzia dell’autenticità della chiave pub3d51c6″ class=”textannotation”>bblica e dell’identità delle parti, viene associato al documento firmato un certificato digitale garantito e sottoscritto da una terza parte fidata.