Probabilmente non lo si vuole ammettere, ma amiamo le distrazioni. Infatti, esattamente come le scimmie, otteniamo una botta di dopamina ogni volta che qualcosa sposta la nostra attenzione in un’altra direzione: perché pensi che controlliamo la posta elettronica così spesso? Vuoi essere più produttivo e rimanare focalizzato? Non ci sono segreti… fai una cosa alla volta. Smettila col multitasking, è solo un’altra forma di distrazione.
E’ più facile a dirsi che a farsi, lo so. Di recente ho avuto modo di parlare con Tony Wong, project manager esperto nel mantenere le persone focalizzate su un task, che ha lavorato per aziende come Toyota, Honda e Disney. Ecco i suoi 7 consigli [premetto che non sono MAI riuscito ad organizzare così il mio tempo, e che sono afflitto da anni da “sindrome da multitasking”]:
1. Lavora risalendo dagli obiettivi globali ai singoli task. Scrivere “lanciare il sito web dell’azienda” in alto alla tua to-do list è il miglior modo per non farlo. Suddividi il lavoro in parti sempre più piccole fino ad arrivare a cose che puoi realizzare in poche ore: fare uno schizzo del layout, delineare una introduzione del video da mettere in home page, etc. Questo è il miglior modo per riuscire a spuntare gli obiettivi inseriti all’interno della tua lista.
2. Smettila col multitasking. Davvero, smettila. Passare da un task all’altro velocemente non funziona. In realtà, cambiare task più di 10 volte nell’arco di una giornata rischia di renderti più stupido di quando sei ubriaco. Quando sei ubriaco, il tuo QI scende di 5 punti. Quando fai multitasking, scende in media di 15 punti per gli uomini e 5 per le donne (si, gli uomini sono in grado di gestire il multitasking 3 volte peggio rispetto alle donne).
3. Sii fermo nell’eliminare le distrazioni. Chiudi la porta, metti fuori un cartello, spegni il telefono, chiudi l’email e l’instant messaging. Spegni la connessione ad Internet. Vai in una zona tranquilla, e porta a termine il compito.
4. Programma le tue email. Leggi e rispondi alle email 2 o 3 volte al giorno. Controllare costantemente l’email alza il livello di rumore e riduce la produttività.
5. Usa il telefono. L’email non è fatta per le conversazioni. Non rispondere più di 2 volte alla stessa email. Poi prendi il telefono.
6. Lavora sulla tua agenda. Non lasciare che gli eventi condizionino la tua giornata. La maggior parte delle persone, appena alzata dal letto si butta nella posta elettronica, ritrovandosi con l’email vuota ma senza aver fatto null’altro. Quando ti svegli, bevi dell’acqua per reidratarti, fai una buona colazione per ricostituire il livello di glucosio, e quindi imposta gli obiettivi prioritari della giornata.
7. Lavora per intervalli di 60-90 minuti. Il tuo cervello brucia più glucosio che qualsiasi altra attività fisica. Tipicamente ne avrai speso il massimo livello dopo 60-90 minuti (ecco perché le riunioni fiume sono così sfiancanti). Prenditi una pausa: alzati, fai una passeggiata, mangia uno snack, fai qualcosa di completamente diverso per ricaricarti. Ebbene si, ciò significa che hai bisogno di un’ora extra di pause durante il giorno (senza includere il pranzo), e pertanto la tua giornata lavorativa completa dovrebbe essere di almeno 9,5-10 ore.
Liberamente tradotto da 7 Things Highly Productive People Do, di Ilya Pozin.
