Business Process Automation

Business Automation
Ti piacerebbe semplificare le attività che caratterizzano il tuo business? I flussi di lavoro sono troppo lenti e ripetitivi? I processi sono troppo complessi e spesso ripetitivi? Troppe duplicazioni e “colli di bottiglia”? Queste attività oltre a non creare valore aggiunto per la tua impresa e per il consumatore finale, assorbono troppo tempo e richiedono ingenti sforzi da parte dell’organico. Per questo, la soluzione a tutti i tuoi problemi è la Business Process Automation.

Si tratta di un approccio che rende più efficiente la tua azienda, migliora la qualità dei processi svolti all’interno della tua organizzazione aziendale e impatta positivamente sui prodotti e servizi offerti agli utenti finali.

Per questo, è il momento di scoprire cos’è e quali sono i vantaggi della Business Automation.  Devi sapere che mi occupo di progettazione e realizzazione di sistemi di automazione del business.

Dai semplici e-commerce agli attualissimi B.o.t. ovvero sistemi software per la risposta automatica per il customer care, passando da sistemi di marketing automatico.

Il mio obiettivo ultimo è non solo di automatizzare al massimo i tuoi processi aziendali, ma anche di semplificare e migliorare tutti i flussi di lavoro.

La Business Automation racchiude più strategie di gestione dei processi aziendali e insieme ti accompagnerò per tutte le fasi.

Con i processi aziendali automatizzati ridurremo l’errore umano e con il chiarimento dei ruoli e delle responsabilità di lavoro, tutto avrà un’automazione più efficiente.

La gestione dell’infrastruttura porterà a ottimizzare i componenti operativi principali di un’organizzazione come processi, apparecchiature e dati.

Sei curioso di scoprire cosa posso fare per te? Allora, continua a leggere questa guida e scopri tutti i vantaggi derivanti dalla Business Process Automation.

Business Process Automation: che cos’è?

L’automazione dei processi aziendali (BPA), nota anche come trasformazione digitale è l’automazione abilitata dalla tecnologia dei processi aziendali complessi.

La BPA può semplificare l’attività aziendale, aumentare la qualità del servizio, ottimizzare il fattore temporale ed il disbrigo dei cicli di produzione, migliorare l’erogazione del servizio e contenere i costi.

Essa consiste nell’integrare le applicazioni, ristrutturare le risorse lavorative e utilizzare i software in tutta l’organizzazione aziendale. L’automazione robotica dei processi è un campo emergente all’interno del BPA e utilizza l’intelligenza artificiale.

Il sistema aziendale deve essere progettato per mantenere l’efficienza e aumentare la stabilità e la produttività operativa integrando applicazioni business software.

Business Automation: quali sono i 3 principi fondamentali?

Il BPA si basa su tre principi fondamentali:

  1. Orchestrazione: consente alle organizzazioni di creare sistemi che forniscono la gestione centralizzata della sua architettura di elaborazione aziendale.
  2. Esecuzione automatizzata: automatizza l’esecuzione di più attività con un intervento umano minimo.
  3. Integrazione: integra le funzioni aziendali garantendo che massima efficienza, efficacia ed economicità all’interno del sistema aziendale.

Automazione dei processi aziendali: 8 tips da seguire

Ecco 8 interessanti tips da seguire oculatamente per implementare l’automazione dei processi aziendali e migliorare il flusso di lavoro all’interno della tua organizzazione.

#1. Scegliere la giusta procedura

È possibile automatizzare tutti i processi in un colpo solo? Questa soluzione potrebbe risultare fatale, è sempre buon consiglio ricorrere ad una implementazione graduale, a piccoli step.

Dopo aver fatto un check up del sistema e dopo aver mappato i processi, è possibile procedere con l’automatizzazione graduale dei processi mission-critical e customer-centric.

Un altro suggerimento importante è coinvolgere e formare sempre l’organico dell’impresa: motivare e renderlo partecipe è la scelta vincente per implementare l’automatizzazione dei processi all’interno di ogni dipartimento (produzione, logistica, amministrazione, vendita, marketing, servizio alla clientela, etc.).

#2. Scegliere lo strumento giusto

Per procedere con l’automatizzazione dei processi aziendali, è cruciale scegliere lo strumento che meglio si adatta alle tue esigenze organizzative in termini di scalabilità, livello di funzionalità, tipi di utenti (tecnici o non tecnici).

Ad esempio, alcuni strumenti sono progettati per offrire funzionalità di sviluppo di applicazioni, mentre altri sono progettati per garantire la massima trasparenza e il tracciamento dei processi.

Inoltre, è essenziale scegliere un software di facile utilizzo, user-friendly e intuitivo, che gli utenti aziendali non tecnici possano facilmente adottare durante il disbrigo delle attività lavorative quotidiane.

#3. Definire specifici obiettivi di automazione per misurare il ROI

Il primo passo verso l’automazione è definire i suoi obiettivi e poi lavorare a ritroso per raggiungere gli stessi. L’automazione comporta un notevole investimento di tempo e di denaro. Pertanto, è fondamentale valutare le prestazioni e garantire che i risultati siano concreti e misurabili.

Questo è il motivo per il quale l’automazione dovrebbe seguire un approccio graduale e continuo (approccio kaizen).

#4. Definire i ruoli e la gerarchia

Una volta che si avvierà l’automazione dei processi aziendali, ci saranno molti cambiamenti che impatteranno sui ruoli e sui compiti svolti dalle risorse umane.

Per preparare l’organico a questo processo di cambiamento organizzativo, è fondamentale formare e definire in modo chiaro i ruoli e le responsabilità di ogni parte interessata coinvolta nel processo.

Inoltre, è anche essenziale impostare una gerarchia trasparente identificando il/i responsabile/i del processo al fine di rafforzare la responsabilità all’interno del sistema aziendale.

Per raggiungere questo livello di integrità professionale, è necessario fare leva sulla leadership del management aziendale ed allineare il processo automatizzato alla pianificazione strategica.

Automatizzazione dei processi aziendali e revisione della strategia giocano un ruolo fondamentale per assicurare il successo ed il buon raggiungimento degli obiettivi strategici auspicati.

#5. Coinvolgere tutti gli stakeholders interni ed esterni

L’automazione è un cambiamento graduale che porta all’insorgenza di resistenze, le quali possono inibire il cambiamento.

Al fine di incoraggiare il coinvolgimento a pieno titolo degli stakeholder nell’adozione della BPA, occorre coinvolgerli fin dalle prime fasi.

In che modo? I manager ed i leader aziendali devono svolgere una sessione di brainstorming per individuare i punti di debolezza in modo tale che tutte le risorse umane si sentano coinvolte nell’organizzazione. È più facile sfruttare i benefici derivanti dall’automazione per risolvere tutti i problemi.

#6. Addestrare gli utenti

Il vero successo dell’automazione dipende anche dall’addestramento e coinvolgimento della forza lavoro.

L’automazione dei processi aziendali è essenzialmente volta a rafforzare la responsabilità di chi esegue i processi aziendali.

Per questo, è importante allenare tutti i dipendenti in modo tale che diventino esperti del nuovo approccio. Tuttavia, affinché gli utenti familiarizzino con il BPA, è fondamentale scegliere un software intuitivo, di facile utilizzo e che favorisca l’auto apprendimento.

#7. Concentrarsi sul miglioramento continuo

L’automazione non è un processo una tantum ma deve essere continuo: senza un monitoraggio day-by-day dei risultati, è impossibile migliorare l’efficienza del sistema aziendale.

Ogni addetto deve essere in grado di valutare costantemente le prestazioni dell’automazione e apportare modifiche continue per massimizzare il rendimento e l’efficacia.

Di solito, è difficile misurare il processo, ma è possibile utilizzare gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) per ottimizzare i risultati raggiunti.

#8. Creare sempre un piano di backup

Anche se l’automazione dei processi dà sempre i buoni frutti sperati, non implica che sia sempre perfettamente impeccabile.

Può capitare che sorga un problema tecnico, per questo è fondamentale disporre di un’opzione di failover e creare ad hoc un piano di backup.

Alcuni sistemi possono eseguire il failover in modo non completamente automatico e richiedono l’intervento umano: questa configurazione semi automatizzata viene eseguita in modo automatico solo dopo che un utente ha approvato il failover.

Business Process Automation: quali sono i vantaggi?

Quali sono i vantaggi derivanti dall’implementazione di una Business Process Automation a 360 gradi?

Ecco elencati qui di seguito i benefici derivanti:

  • Eliminazione di attività a scarso o nullo valore, permettendo ai lavoratori di concentrarsi su attività meno ripetitive
  • Aumento del fatturato
  • Riduzione dei costi
  • Migliorare la gestione del volume di task lavorativi.
  • Semplificazione della gestione day-by-day
  • Nuove opportunità di lavoro
  • aumentare la produttività: intelligenza artificiale (AI) e machine learning sono in grado di rendere più accurati i processi di business.

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