Avere una firma, per le proprie email, che sia tecnicamente ben fatta è una delle regole fondamentali per presentarsi ai propri contatti o ai propri clienti in modo professionale.

Spesso noto email senza nessuna firma, o peggio con firme mal formattate, con dati mancanti, oppure con immagini allegate molto pesanti.
Queste tipologie di firma danno di voi un immagine poco professionale.

Queste le principali regole per avere una firma che abbia un aspetto professionale:

1 ) Deve contenere tutti i dati essenziali:

  • Nome e cognome
  • Area di competenza del mittente (“Responsabile vendite”, Responsabile marketing”, “Amministratore”, ecc)
  • Nome azienda.
  • URL del sito aziendale.  Sito internet o siti internet
  • I dati di contatto (numeri di telefono ed e-mail)

2 ) Lunghezza
Una firma professionale non dovrebbe superare le 7 righe

3 ) Formattazione
Utilizzare font , colori e dimensioni dei caratteri diversi spesso ha come risultato una firma eccessivamente appariscente e poco professionale.
Fate attenzione che la vostra firma utilizzi lo stesso font che utilizzate nel corpo delle email o se proprio necessario distinguere, che utilizzi font
e colori che facciano parte della vostra immagine aziendale ( es: colore del logo aziendale )

4 ) Disclaimer
La presenza di un disclaimer rende la tua email più professionale, oltre che dare delle regole certe a chi riceve il tuo messaggio.
Consiglio però di non limitarsi ad un mero “copia ed incolla” di disclaimer di altri e sopratutto non utilizzare disclaimer eccessivamente lunghi

5 ) Profili social
I profili social sono oggi essenziali e se inseriti in firma possono svolgere un ruolo importante di potenziamento dell’ immagine personale ed aziendale.
I social consigliati per una firma professionale sono:
– il profilo Linkedin
– la pagina aziendale o personale ( NON il profilo Facebook ! )
– Il proprio Blog
– la propria pagina Twitter

Sono da evitare collegamenti social a profili ludici o poco inerenti all’ attività professionale.

Aggiungerei un ultimo punto, seppur facoltativo, in ottica marketing

6 ) Breve messaggio pubblicitario
Visto l’ alto numero di email che inviamo in una giornata a diversi destinatari, non è errato, aggiungere, a fine firma un link o un messaggio pubblicitario
all’ ultimo prodotto offerto, alla pagina di acquisto del proprio libro o a qualunque altra pagina che abbia rilevanza.
Bisogna però tenere presente una regola. Non bisogna essere invasivi e mantenere sempre un tono professionale.

Ora vediamo come dotare la nostra casella email di una firma professionale.
Esistono molti siti internet, come ad esempio WiseStamp, che offrono il servizio “chiavi in mano” a fronte di un canone mensile che varia dai 4€ ai 9€, ma preferisco suggerirvi
un metodo gratuito.

Se non siete pratici di programmazione HTML e di pagine web potrete utilizzare questo editor gratuito di firma messo a disposizione dal sito HUBSPOT

https://www.hubspot.com/email-signature-generator

con cui potrete creare un firma professionale gratuitamente.
Basterà poi concludere la creazione della firma, rispondere a delle semplici domande generiche che il sito HUBSPOT vi porrà, e copiare il risultato ottenuto
nel vostro client di posta elettronica. Vi verrà anche concesso di scaricare l’ intero codice HTML generato per future modifiche.